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做到这几点,今年一定能写成一篇出彩的工作总结!

发布日期:2023-01-03 10:57:46 浏览次数:286

       岁末年初,总结类材料总是一道绕不过去的关卡,无论属于正式公文文种的工作报告、述职报告,还是属于事务性公文的工作汇报、工作总结、总结讲话、经验介绍等,又或者偏私人的个人总结、年度考核总结、年度复盘,都可归到总结类材料范畴。 

今天主要想谈谈对总结类材料的一些零散看法。 

01 结构布局 

总的来说,总结类材料主要遵循“过去成绩+存在问题+未来方向”的结构进行展开,但三大部分所占篇幅却文各有异。 

“存在问题”部分 

比较能达成共识的是“存在问题”部分一般不谈太多太细,毕竟总结是为了彰显今年努力付出所得到的成绩,偏向自我肯定,并不是为了自我否定,毕竟这不是民主生活会的自我批评对照检查材料。 

但存在问题必须得有,可以精炼一点,采取定性描述,一般极少采取定量描述。 

“未来方向”部分 

“未来方向”是重要性仅次于“过去成绩”的内容,它又可以细分为两类: 

一类是弥补性的,针对存在问题谈如何补短板固定板强弱项,适合个人总结、偏保守型工作汇报等,但容易陷入“整齐划一”怪圈。 

中国人处事规则里,喜欢事情是自然而中庸的状态,不喜欢人为刻意或者极端状态,自然而中庸的其中一个特点是非极端性和非“整齐划一”性。 

例如有关部门检查审计A单位往年预算使用情况,如果预算还剩余很多,或者超预算很多,便是极端状态,属于典型问题。 

如果A单位每年预算都是不多不少刚好用完,检查人员也会起疑心,会加大检查力度。因为刚好用完,属于“整齐划一”属性,有人为刻意的嫌疑。 

如果A单位连续几年预算都是剩2万元,还是会引起检查人员怀疑,同样是因为过于整齐划一。 

如果A单位上年剩2万元,上上年超预算4万元,上上上年差不多刚好用完,检察人员就会觉得这个状态很舒服,不至于引起警惕性。 

扯远了,回到正题,如果“未来方向”都是一一对应“存在问题”,过于“整齐划一”,便难免让人感觉存在人为刻意,有点别扭。 

例如,存在问题:一是理论学习不够主动......。二是业务能力有待提升......。三是干群关系仍需努力......。 

未来方向:一是继续加强理论学习......。二是不断提升业务能力......。三是深入融洽干群关系......。 

是不是看起来有点别扭? 

另一类是展望性的,讲宏伟思路,讲预期成绩,通俗来说就是透支一下未来,今年没完成的,展望明年能够完成。今年已完成的年度任务,展望明年更加出色超额完成任务。今年没涉及的内容,展望来年建好建成,如展望未来两年内新建一条双向十二车道的大工程。 

透支未来,如果明年能够按时按质完成展望,便是说到做到,如期履约,将增加自身信用度,有百益而无一害。 

如果明年不能够按照展望来做到,甚至差很远,那展望就成了吹牛,虽然等到来年总结的时候可能也没人记得你今年展望过什么,但年年都吹牛不兑现,总会或多或少降低自己的信誉值、印象分。 

归结起来,建议在“未来方向”部分把弥补性和展望性有机结合起来,弥补性避免整齐划一,展望性可以适度预期,避免过度渲染。 

“过去成绩”部分 

过去成绩是总结的最主要部分,有些单位业务繁多,工作汇报需要在兼顾全面性的基础上有所侧重,如果都是平均用力,听取汇报者难免留不下深刻印象,会感觉像流水账。 

我们需要聚焦重点,把大量文字集聚到某个亮点上,形成局部用力,这时压强便上来了,压强一大就能轻易戳进听取汇报者的脑海里,留下深刻印象。 

但只说重点不兼顾全面性也不行,因为全面性是基础的必要条件,如果说亮点是为了加分,那么兼顾全面性就是为了不扣分。 

如果缺少了某项内容,听取汇报者就会引起警惕,“为什么他不讲这项工作,是不重视?还是没做好?”,往往导致不好结果。而只要有提及,不管是不是一笔带过,都不那么容易引起听取汇报者的注意,更多时候,他们关注的是“有无”的定性问题,而不是“详略”的定量问题。 

但是不是所有总结类材料都以“过去成绩”为主要内容?也不全然,如2022年政府工作报告,该报告全文16845字(含标点符号,下同。常用的办公软件所统计字数都是包含标点符号,并非纯文字),其中去年工作回顾工作总结部分3903字,占比23%(存在问题部分376字,不独立成章,置于工作总结中结尾部分);今年工作总体要求和方向1397字,占比8%;今年工作任务11502字,占比69%,由此得到去年与今年内容比例为1:3。 

这类报告的重点在于来年的工作布置。   

02 总结写给谁看? 

一是写给上级看,如工作汇报、工作报告等。 

二是写给所负责的群体看,如市委书记代表市委向市党代表大会代表们作报告,因为市委员会的委员是党代表大会选出来的,市常务委员会委员、书记、副书记是全体市委委员选出来的。 

三是个人考核需要,如个人总结内容是公务员年度考核表里的重要内容,将永久归入个人档案,可能影响晋升、退休等。 

四是写给自己看,一年来的对错得失,总得复盘复盘,站在历史的正反两方面经验上,我们才能走得更远更稳健。    

03 过去部分与未来部分的用词区别 

1.过去部分可用“了”,如大会报告中的“创立了...思想,实现了...新的飞跃,为...提供了根本遵循。” 

而未来部分一般不用“了”。 

2.过去的成绩经常以数据的形式进行量化表达,给人准确、有力、客观的印象,可感知性强。 

未来的展望虽然也可以用数据的形式给出预期目标,但未来不可预测的因素太多,就算给出了定量的数字,也无法形成令人信服的客观性,而过去是不可改变的,其数据(假设真实)客观性无可置疑。 

种种因素影响下,未来展望部分的数据表达不宜太多,如某中央层面会议,就曾讨论过是否要在某份报告中采取定量方式给出预期经济增速,经过讨论认为世纪疫情的严重冲击客观存在,未来一年不可控因素较多,同时也为了夯实经济发展质量,最后决定主要采取定性描述,而非定量描述。 

由此可见,定性描述偏保守,兑现压力较小,我们在个人总结中也可以借鉴一二。 

如把“明年个人销售总额要增加30%”换成“明年个人销售总额要稳步增加”。 

3.未来部分常用“要”,“要”代表要求,要求代表了一种期望,期望代表了可塑性,而历史是不可塑的,只有未来才可能因努力而得到改进。 

“要”代表一种要求,具备强制意味,相对而言,“将”比较平和,也常见于未来部分。 

4.这些字词常常被用于未来部分: 

“不断”“持续”“进一步”“深入”“深化”“更”“更加”“新”,等等。 

但是否代表它们不能用在过去部分呢?也没这个规定,怎么用、用在哪取决于个人选择。